Efficacité personnelle et 5S sont pour moi indissociables. Pensez vous que l’on travaille mieux dans l’ordre ? Des études tentent de prouver le contraire. Personnellement, je cherche l’efficacité, le gain de temps, je n’ai pas que ça à faire de chercher.

Efficacité personnelle et 5 S

En fait, les 5S servent surtout dans le travail en équipe, mais je trouve que c’est une méthode très pertinente à utiliser en toutes circonstances : à la maison, au boulot, dans sa voiture, en vacances (et oui, là je pousse un peu loin le bouchon).

C’est une méthode japonaise d’organisation, qui permet à chacun de travailler en sécurité, dans un espace propre et rangé, optimisé en permanence.

Côté productivité individuelle, on gagne vite des minutes puis des heures !

Premier S : Supprimer l’inutile.

Virer tout ce qui n’a pas servi depuis plus d’un an. Incroyable ce que l’on garde. Le recycler, le donner à Emmaüs, bref, que ça encombre quelqu’un d’autre
Ce qui sert moins d’une fois par mois, aux archives, au garage, loin de vous mais rangé
Ce qui sert moins d’une fois par jour, à proximité dans une armoire, dans le bureau, le couloir
Ce qui sert moins d’une fois par heure, sur le bureau ou le poste de travail, à proximité immédiate
Ce qui sert toutes les heures, à portée de main sur le bureau ou le poste de travail
Ce qui sert en continu, sur soi, quand c’est possible

Faire la même chose avec ses dossiers sur son PC, ses sauvegardes !

Nettoyer son disque dur, faire des sauvegardes intelligentes et virer les projets finis depuis plus d’un an !

Virez les pubs, les revues, tout le courrier que vous ne lirez jamais !

Incroyable la place que ça fait de virer ce qui ne sert pas ou ce qui est cassé « à réparer » que l’on ne réparera jamais !

5S et tri – Efficacité personnelle

Second S : Situer où c’est rangé

Dans le garage, les archives : repérer les endroits de rangement avec des étiquettes magnétiques, autocollants. Identifier clairement une zone pour chaque chose. Pas de vrac où c’est compliqué de fouiller pour retrouver du matériel. On doit voir chaque chose de préférence immédiatement.

Dans l’armoire, idem, chaque chose a sa place, chaque place a sa chose. Pour les classeurs, je conseille de prendre une règle et de tirer au marqueur un trait sur la largeur de l’armoire en oblique pour marquer la position du classeur dans la rangée, ça évite de chercher !

A l’extrême, marquer au sol, la position des engins, du matériel. Marquer sur le poste, la position des outils, du matériel.

Sur soi, ranger toujours au même endroit ce que l’on porte sur soi. Que ce soit une pince ou un crayon !

Troisième S : Soigner (nettoyer) son espace de travail

Une fois que c’est rangé, faire un grand ménage. C’est toujours satisfaisant et motivant de bosser dans un endroit nickel.

Impératif : En profiter pour réparer, remettre en état le matériel qui est gardé, les rangements. Vérifier que les dégradations ne se reproduiront pas. Si la caisse n’est pas assez solide, la virer pour en mettre une plus adaptée, par exemple.

Si le contenant est abîmé par une porte qui tape contre, installer une butée. Si la pince est abîmée, la réparer ou la changer si pas réparable. Toujours penser sécurité.

Quatrième S : Standardiser

L’état dans lequel vous trouvez désormais votre espace de travail est celui que vous devez trouver tous les jours ! A vous de jouer, stop au laxisme !

Quand vous acheter un nouveau matériel, vérifiez si vous allez vous en servir souvent. Si moins d’une fois par an, louez. Si moins d’une fois par mois, hop au garage, aux archives, loin de vous, que ça ne vous encombre pas. Louez de préférence !

Cinquième S : Suivre

Vérifiez régulièrement, prenez du recul, demandez à vos collègues ce qu’ils pensent de votre rangement, faites vous auditer. Dans une grande entreprise, les audits sont réguliers et fréquents. C’est plus simple de se « faire » contrôler.

Si vous êtes indépendant ou avec un salarié ou deux, prenez des photos quand c’est propre et rangé. C’est votre REFERENTIEL ! Votre bureau, votre poste de travail doit rester COMME CA !