Gestion du temps

Vous cherchez une méthode fiable pour votre gestion du temps, vous voulez améliorer votre productivité  chaque jour ?

Vous aussi, les journées sont trop courtes, le temps passe trop vite et à la fin de la journée, vous avez une sensation de vide, rien n’a été fait de ce qui aurait dû être fait. Vous êtes encore « à la bourre »…

Mais

• Vous avez été interrompu 12 fois par vos salariés ou collègues.
• Vos clients vous ont appelé, même pendant la pause déjeuner.
• Vos fournisseurs ne savent plus lire une commande.
• Un commercial est passé à l’improviste et avait du temps à passer, lui…
• Vous avez oublié où vous en êtes et avez du mal à vous y remettre.
• Sans compter la procrastination devant les « gros trucs » pénibles à faire.

Méthode 1 : Les gros cailloux, les petits cailloux

Essayez de rentrer dans un bocal des gros cailloux, du gravier et du sable, puis un peu d’eau pendant que vous y êtes.

Si vous cherchez sur le net, vous trouverez l’histoire d’un professeur qui en 15 minutes explique la gestion du temps avec ces cailloux à des dirigeants.

En fait si vous commencez par le sable puis le gravier, perso ce que j’ai fait, j’ai essayé l’exercice en formation, puis les cailloux, tout ne rentre pas alors que tout y était auparavant.

C’est ma logique j’avais l’impression de mieux remplir. Et bien non, il faut respecter l’ordre : Gros cailloux – Gravier – Sable – Eau, sinon tout ne rentre pas, c’est le remplissage maximal des interstices.

Imaginez que les gros cailloux sont les choses importantes pour votre entreprise et vous. Ce sont vos priorités, vos objectifs à 1 an, à 5 ans, votre vie familiale si elle est prioritaire ou une passion. Les gros cailloux sont à définir par vos soins. C’est votre gestion du temps, c’est à vous de voir où sont vos priorités.

C’est le plus important, trouvez ce qui vous motive, vous fait lever le matin.

Certains conseillent de mettre en gros cailloux ce qui est :

• le plus gros,
• le plus pénible (procrastination),
• le plus bénéfique pour vos résultats, vos objectifs…

C’est à vous de choisir.

Le gravier, c’est la vie courante de l’entreprise, l’administratif que nous n’avons pas envie de faire, les papiers, les réunions, … C’est planifiable, ça doit être fait, c’est peut-être urgent.

Le sable, c’est les interruptions, le téléphone, les emails, les collègues qui veulent de l’aide, le chef/le client qui veut tout, tout de suite, le fournisseur qui veut votre attention sans rendez-vous…

Conseil N°1

• Mettre les gros cailloux le matin, commencer par ce qui a de l’importance. Généralement si on commence tôt, le téléphone ne sonne pas…
• Eliminer le « pénible » le plus rapidement possible.
• Récompenser systématiquement le pénible par un truc sympa à faire ou une récompense, pensez y, c’est important.

Conseil n°2

• Planifier dans un cahier tous vos objectifs, faites une révision tous les trimestres, tous les 6 mois, tous les ans.
• Décomposer tous ces objectifs en modules de choses à réaliser.
• Décomposer les modules en sous-modules jusqu’à avoir des tâches simples.
• Pensez y quand vous notez une tâche dans votre cahier, simplifiez, cherchez la tâche qui sera facile à faire et à rayer du cahier.

Conseil n°3

• Apprenez à dire non, à vos salariés ou collègues. L’autonomie, ça a du bon.
• Ne répondez pas à vos emails toute la journée, une fois le matin, une fois à midi. Pas le soir, vous allez rentrer tard et avoir l’esprit occupé. Laissez tomber. Si c’est important, il y aura un coup de fil.
• Mettez votre téléphone sur « silencieux » quand vous êtes sur les gros cailloux. Si c’est une tâche pénible, autant finir, si c’est pour le développement de la société, autant finir…

Methode n°2 : la GTD, Getting Thing Done

Sous-titre : s’organiser pour réussir.

Bon, j’ai lu le bouquin quelques années auparavant. Sur le moment, cela m’a paru révolutionnaire. C’est plus une méthode organisationnelle qu’une méthode de gestion du temps.

Maintenant, j’ai une autre technique qui me plait plus. Mais si vous cherchez dans Google « Gestion du temps », vous allez tomber là-dessus.

Je vous conseille, enfin je ne sais plus si je dois, de lire le livre, traduit en français, réédité, succès en librairie. Bon, il est super intéressant. Je ne me souviens pas de l’avoir fini. Je l’ai prêté et pas revu. Donc il doit être intéressant ou caler un lit.

Conseil n°1

• Faire des todo list hiérarchisées.
• Ça vide la tête de faire des todo list INTELLIGENTES avec un degré d’urgence indiqué.
• Si c’est pas urgent et important, on vire de la liste.
• On garde l’important à faire, et l’urgent important à faire. Le reste est accessoire.
• Regardez l’intérêt de la tâche. Vous arriverez à vous limiter au stricte nécessaire, vous libérer l’esprit.
• Gardez vraiment ce qui vous fait avancer et uniquement en « parasite », les obligations légales de la vie de l’entreprise.

Conseil n°2

• Trier immédiatement (ou du moins déjà, ça tombe dans une corbeille « à trier » qui doit toujours être vide) ce que vous recevez papier ou email. Une seule solution : Poubelle, archive ou action dans la TODO List (décomposition en actions plus petites plus facilement réalisables, toujours !).
• Cela conduit à avoir des archives organisées et surtout beaucoup plus légères.
• Cela donne de la vigilance quant aux courriers, emails, fax qui vous inondent.

Conseil n°3

• Faire les 20% d’actions essentielles à 80% de résultat. On revient toujours à la règle des 80/20.
• Se recentrer sur ses objectifs et avancer.
• Oublier les tâches qui n’en sont pas, trier, éliminer, j’adore : ELIMINER !
• Installer un logiciel GTD pour gérer vos todo list, genre TOODLEDO, il parait très bien.

Methode 3 : Pomodoro Technique

Vous connaissez le sablier de cuisine rouge en forme de tomate. C’est ça ! Tout de suite, c’est plus fun que le reste. Je ne me sens plus oppressée, « il faut trouver une méthode de gestion du temps ».

Les grandes lignes de la méthode, ma préférée :

• Faites toujours une ToDoList avec les choses importantes et urgentes, les tâches de vos projets et tout ce que vous avez à faire d’important, privé et entreprise.
• Travaillez par segment de 25 min. Si quelqu’un veut vous voir, vous pouvez lui dire « 10 minutes je finis », vous êtes plus prêt d’une interruption. Si c’est 15 minutes, il ne vous en voudra pas.
• Faites une pause de 3 min toutes les 25 min avec obligation de se lever, aller chercher un café, voir un collègue, un salarié, pour une broutille, et hop retourner bosser.
• Faire une pause de 15 minutes tous les 5 pomodori ! En profiter pour regarder qui a appellé, pourquoi, toujours en se bougeant, toujours aller faire un tour.
• Noter tout ce qu’il y a à faire dans une TODO List générale, chiffrer le nombre de pomodori nécessaires. Si plus de 5, décomposer encore la tâche. J’essaye d’avoir des tâche avec un maximum de 3 pomodori.
• Tous les matins, planifier sa journée en pomodori. Combien je vais en faire ? J’enlève les réunions, les trajets et je considère que j’en fais 2 par heure, c’est vite vu. Et le premier pomodoro, c’est la planification.
• Je liste toutes les actions à faire. Au bout je mets autant de carrés que de pomodori que je coche en bossant au fur et à mesure.
• Si j’ai besoin de plus de pomodoro dans ma journée pour finir la tâche, je replanifie le jour même en ajoutant des triangles. Le nombre de triangle pour le nombre de pomodori nécessaires en plus.
• Et si j’échoue encore dans ma planification, je fais des ronds pour une troisième planification, le jour même.
• Si ça ne suffit pas encore une fois, je change de tâche, y’en a marre… Et je replanifie dans mon cahier en ajustant un 4ème nombre de pomodori en plus. Là, remise en cause, j’ai vraiment mal décomposé ma tâche ! Il faut reprendre le projet et vérifier le reste.
• Toute la journée, je note les interruptions au niveau de chaque tâche. Une barre !
• Tous les soirs, faire un topo et vérifier ce que l’on a fait : Je note le nombre de pomodori faits, le nombre en dépassement non planifié et le nombre d’interruptions. C’est jouissif, tous les jours je progresse et je vois avancer mes tâches.

Conseil n°1

• Ne séparez pas vie privée / Entreprise : deux systèmes à gérer = pas possible. Oh joie, ça s’adapte bien aux deux. Vous pouvez faire un pomodoro, comme moi : tel dentiste, coiffeur, remplir papier … 2 min de perso planifié, pas oublié et hop expédié !
• Bien prévoir un nombre de pomodori pour chaque tâche, ça permet de planifier précisément et de savoir où on en sera à midi.
• Bien couper son téléphone (au moins sur vibreur, voir carrément silencieux).
• Ne pas ouvrir sa boite mail : il faut un pomodoro pour ça ! Ou deux si nécessaire. Mais planifié, pas de surveillance, pas d’alerte ! et peut-être deux fois dans la journée. Mais rien non prévu !

Conseil n°2

• Tenir à jour sa liste de tâche générale et rayer le soir tout ce qui a été fait, le pied.
• Bien créer une liste de tâche secondaire à la journée, ne pas oublier, c’est la ligne directrice.
• Bien cocher ses carrés, c’est la preuve que ça avance !
• Bien faire son topo le soir, ça mérite un apéro, une récompense, un truc qui fait plaisir pour chaque bonne journée.

Conseil n°3

• Faites gaffe à la surchauffe : ça rend redoutablement efficace, vous allez halluciner.
• Bougez vous à chaque pause, ça augmente votre énergie et vos idées !
• Bougez vous à chaque grande pause, ça repose le cerveau !

C’est ma méthode de gestion du temps préférée, si vous ne l’avez pas encore deviné !

Méthode 4 : Fais ce qu’il te plait

Cette méthode là, je l’ai lue cette semaine sur le web chez un grand marketeur.

Nous sommes en France et il y a des trucs chiants à faire comme gérer ses factures, ses impôts, ses devis, ses factures, ses salariés… Bref, c’est la méthode « autoentrepreneur du web. »

Si vous bossez dans le réel, adaptez là.

Conclusion sur ma gestion du temps

Je fais un mix de tout ça et ça marche pour moi :

• j’applique tout pomodoro, j’adore !
• je hiérarchise : important et urgent / important / à jeter ou ne pas faire (genre ça va se faire tout seul si cela doit arriver)
• Je cultive le bureau vide, rien qui traîne !
• je mets en priorité ce qui me rapporte 80% de résultat pour 20% de travail, bref je vais au moindre effort efficace (pas : je fous rien et j’attends que ça tombe).
• Je me récompense et j’observe tous mes progrès, c’est stimulant.
• Et je fais attention de toujours faire des choses qui me plaisent dans la journée. Pas de journée noire, tout compta ou tout administratif, moi, c’est ce qui me plombe.
• Et je commence ma journée par les gros cailloux, jamais le sable ou les graviers !
• J’utilise une appli sous Android pour gérer le temps de mes pomodori et de mes pauses : TOMATINA, qui fonctionne très bien.

Et un truc supplémentaire, j’ai une pancarte devant le bureau : Visite des commerciaux sur rendez-vous uniquement le lundi après-midi.

Généralement, ils sont à la maison (la leur) le lundi, donc je ne vois pas grand monde sans rendez-vous, alors avec : C’est anecdotique !

Bonne gestion du temps.

Bibliothèque :

• S’organiser pour réussir : La méthode Getting Things Done ou L’art de l’efficacité sans le stress – David ALLEN

• Pomodoro Technique Illustrated – Staffan Noteberg – en Anglais seulement, désolée.